Règlement de copropriété VEFA : état descriptif de division, tantièmes et syndic provisoire

Trois documents, trois rôles

On parle souvent du « règlement de copropriété » comme d'un seul document. En pratique, le notaire en réunit trois, qui n'ont pas la même fonction et ne sont pas produits par la même personne :

Le cadre légal est la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, complétée par le décret n° 67-223 du 17 mars 1967. L'état descriptif de division est d'abord un document de publicité foncière : c'est lui qui permet d'identifier chaque lot au fichier immobilier. Les trois pièces sont souvent réunies dans un même acte, mais il vaut mieux les relire séparément : une erreur de tantièmes ne se corrige pas comme une erreur de rédaction.

Parties privatives, parties communes et lots

Un lot de copropriété associe une partie privative (un logement, une place de stationnement, une cave, un local commercial) et une quote-part des parties communes. Les parties communes sont celles affectées à l'usage ou à l'utilité de tous les copropriétaires ou de plusieurs d'entre eux : sol, gros œuvre, toiture, halls, circulations, canalisations communes, espaces verts.

Les choix de découpage se font dans le règlement, et ils engagent l'immeuble pour des décennies :

• Les parties communes à jouissance privative : un jardin ou une terrasse dont un seul copropriétaire a l'usage, sans en avoir la propriété. Depuis la loi ELAN, elles doivent être expressément prévues par le règlement pour exister.
• Les parties communes spéciales : un ascenseur qui ne dessert qu'un bâtiment, un parking réservé à certains lots. Elles appellent des charges réparties entre les seuls lots concernés.
• Les lots de stationnement : lot distinct ou accessoire d'un logement, le choix décide de ce que le promoteur pourra vendre à part. Le sujet est traité dans le guide du parking en VEFA.
• Les commerces en rez-de-chaussée : destination, enseignes, horaires, accès livraison. Un règlement trop restrictif fait fuir l'investisseur qui devait acheter le local.

Une opération en plusieurs bâtiments peut aussi être organisée en syndicats secondaires, ou en volumes avec une association syndicale, notamment quand un équipement public ou un commerce important est imbriqué dans l'ensemble. Ce montage se décide tôt, avec le notaire, souvent en même temps que le permis valant division lorsqu'il s'agit de maisons groupées.

Les tantièmes : comment ils se calculent

La quote-part de parties communes attachée à chaque lot est proportionnelle à la valeur relative de sa partie privative par rapport à l'ensemble, valeur qui résulte de sa consistance, de sa superficie et de sa situation, lors de l'établissement de la copropriété, sans tenir compte de son utilisation (loi du 10 juillet 1965, article 5). Le géomètre part des surfaces, puis applique des coefficients de pondération : étage, exposition, vue, annexes.

Les tantièmes servent à deux choses : répartir les charges générales de conservation, d'entretien et d'administration, et compter les voix en assemblée. Les charges des services collectifs et des équipements communs (ascenseur, chauffage collectif) se répartissent, elles, selon l'utilité que ces services présentent pour chaque lot (article 10). Il faut donc souvent plusieurs grilles.

Les surfaces de départ sont celles des plans, c'est-à-dire de la surface habitable et des annexes, pas de la surface de plancher du permis : la différence est expliquée dans le guide SDP et surface habitable.

Quand le préparer : avant la première vente

L'acte de vente en l'état futur d'achèvement désigne le bien vendu par son numéro de lot et sa quote-part de parties communes. Sans état descriptif de division déposé chez le notaire, il n'y a donc rien à vendre au sens du fichier immobilier. Le calendrier type est le suivant :

1. Pendant l'instruction du permis : l'architecte fige les plans de vente ; le géomètre établit un premier projet d'EDD et de tantièmes.
2. Pendant la purge et la pré-commercialisation : le notaire rédige le règlement ; le promoteur arbitre les points commerciaux (jardins privatifs, stationnement, destination des commerces).
3. Avant le premier acte : l'EDD et le règlement sont déposés au rang des minutes du notaire, puis publiés au service de la publicité foncière. Chaque acquéreur reçoit le projet avec le projet d'acte de vente.
4. À l'achèvement : si l'immeuble construit diffère des plans, un modificatif de l'EDD est établi et publié.

Le contrat de réservation, lui, peut être signé avant : il décrit le logement par sa surface habitable, son nombre de pièces et sa situation dans l'immeuble, comme l'explique le guide du contrat de réservation VEFA. Mais le projet de règlement doit être prêt quand le notaire notifie le projet d'acte au réservataire, au moins un mois avant la signature.

Pour un immeuble neuf, le notaire qui publie l'état descriptif de division et le règlement procède en principe aussi à l'immatriculation du syndicat au registre national des copropriétés. Demandez-lui de le confirmer : un syndicat non immatriculé complique les premières reventes.

Le syndic provisoire

Entre la livraison des premiers logements et la première assemblée générale, il faut quelqu'un pour souscrire les contrats d'entretien, ouvrir le compte bancaire du syndicat, appeler les premières provisions et recevoir les parties communes. C'est le rôle du syndic provisoire, désigné par le règlement de copropriété ou par un autre accord des parties.

La loi encadre ce choix : le syndic provisoire ne peut être maintenu que par une décision de l'assemblée générale, après mise en concurrence de plusieurs contrats de syndic (loi du 10 juillet 1965, article 17, dans sa rédaction issue de la loi ALUR). Le promoteur ne « donne » donc pas un syndic à l'immeuble pour des années ; il choisit qui démarrera la copropriété.

Comment le choisir

• Un professionnel titulaire de la carte professionnelle portant la mention syndic de copropriété, assuré, avec un contrat conforme au contrat type réglementaire.
• Qui connaît le neuf : réception des parties communes, suivi des réserves, déclarations à l'assureur dommages-ouvrage, premières années de garanties.
• Sans conflit apparent : un syndic trop proche du promoteur sera perçu comme son allié au moment de lever les réserves. Les acquéreurs le remplaceront à la première occasion, et la relation sera tendue d'emblée.

La première assemblée générale

Le syndic provisoire convoque la première assemblée une fois la copropriété constituée, c'est-à-dire, selon la jurisprudence dominante, dès que les lots appartiennent à au moins deux propriétaires distincts, en pratique autour des premières livraisons. Les formes et délais de convocation relèvent du décret du 17 mars 1967. L'ordre du jour type : désignation du syndic, après mise en concurrence ; élection du conseil syndical ; vote du budget prévisionnel ; contrats d'entretien et d'assurance multirisque de l'immeuble.

Le promoteur y vote pour les lots qu'il détient encore. Un promoteur qui détient la majorité des tantièmes voit ses voix réduites à la somme des voix des autres copropriétaires (article 22) : il ne peut pas imposer seul ses décisions.

Le budget prévisionnel et les charges des lots invendus

Le budget prévisionnel couvre les dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes et équipements communs ; il est voté chaque année par l'assemblée (article 14-1). Pour la première année, c'est le syndic provisoire qui le prépare, et le promoteur a intérêt à le relire avant la commercialisation : un budget sous-estimé dans les brochures, puis doublé à la première assemblée, est un grief durable.

Postes habituels d'un immeuble neuf : assurance multirisque, entretien des espaces verts et des parties communes, contrats d'ascenseur et de portes de parking, électricité des communs, honoraires du syndic. Les gros travaux sont, en principe, couverts pendant les premières années par les garanties des constructeurs.

Exemple chiffré fictif : ce que coûtent les invendus

Exemple fictif : un immeuble de 12 logements, un commerce et 14 places de stationnement, divisé en 10 000 tantièmes généraux. Le budget prévisionnel de la première année est de 30 000 €. Le promoteur détient encore, à la livraison, un T3, un T4 et trois places.

Le promoteur porte 19,6 % des charges générales, soit 30 000 × 19,6 % = 5 880 € par an. Si les derniers lots se vendent huit mois après la livraison, la ligne coûte 3 920 €, avant taxe foncière. Le calcul est simplifié : les charges spéciales (ascenseur, parking) suivent leurs propres clés. Ce n'est pas une somme qui ruine une opération, mais c'est une ligne que beaucoup de bilans promoteur oublient, avec la taxe foncière des mêmes lots.

La livraison des parties communes

Chaque acquéreur reçoit son logement. Les parties communes, elles, sont livrées au syndicat des copropriétaires, représenté par le syndic, au cours d'une visite contradictoire qui donne lieu à un procès-verbal, avec ses réserves. Le syndic peut se faire assister d'un technicien. Ce jour-là se joue une bonne partie des relations futures entre le promoteur et la copropriété.

• Préparer un dossier de remise : plans de récolement, dossier des ouvrages exécutés, notices d'entretien des équipements, contrats de maintenance en cours, références de l'assurance dommages-ouvrage, badges et clés.
• Lever les réserves des parties communes avec la même méthode que celles des logements : liste, entreprise responsable, date, contre-visite. Le guide de la levée des réserves détaille le suivi.
• Distinguer les régimes : réserves de livraison, garantie de parfait achèvement, biennale et décennale ne courent pas sur les mêmes délais ; le guide des garanties de construction les récapitule.

Les parties communes sont en général livrées après les premiers logements, parce que les espaces extérieurs et les finitions des halls se terminent en dernier. Prévoyez la date dans le planning, et prévenez les acquéreurs : un hall en chantier le jour de leur emménagement nourrit des réserves qui ne relèvent pas de leur logement.

Les erreurs fréquentes

• Lancer le géomètre trop tard : le premier acte attend l'EDD, et la banque attend les premiers actes.
• Modifier les plans de vente après le calcul des tantièmes sans mettre l'EDD à jour : le lot vendu ne correspond plus au lot publié.
• Oublier les jouissances privatives promises en brochure : un jardin « privatif » qui n'est pas dans le règlement n'existe pas.
• Sous-estimer le budget prévisionnel pour rassurer les acheteurs.
• Ne pas chiffrer les charges des invendus dans le plan de trésorerie.
• Livrer les parties communes sans dossier : la copropriété refuse de signer, ou signe avec des réserves sans fin.

La copropriété dans CAP IMMO

CAP IMMO tient la grille des lots de chaque opération, avec la surface habitable, les annexes et l'état de chaque vente ; les dates clés (dépôt de l'état descriptif de division, premier acte, livraisons) sont des jalons du planning, avec une date prévue et une date réelle. À la livraison, les réserves se suivent par logement et par entreprise jusqu'à leur levée. La démonstration s'ouvre dans le navigateur, gratuitement et sans inscription ; pour en parler sur votre opération, réservez une démonstration.