Sauvegarde des données : protéger les documents, tableurs et fichiers acquéreurs d'une opération

Ce que contient le patrimoine d'une opération

Avant de protéger, on dresse la liste. Un promoteur indépendant tient en général quatre familles de données, qui ne se sauvegardent pas de la même façon.

Une cinquième famille mérite sa propre vigilance : le fichier d'acquéreurs et de prospects, qui contient des données personnelles, parfois sensibles, comme des justificatifs d'identité ou de ressources. Il suit des règles de protection particulières, vues plus bas ; un CRM de promoteur sert d'abord à le tenir proprement.

La règle 3-2-1 appliquée à un petit bureau

La règle 3-2-1 tient en trois chiffres : trois copies de chaque donnée importante (l'original et deux sauvegardes), sur deux supports différents (par exemple le poste de travail et un disque externe), dont une copie hors site (un service en ligne, ou un disque rangé ailleurs). Elle protège contre les trois accidents les plus fréquents : la panne, le vol ou l'incendie, et le rançongiciel qui chiffre à la fois le poste et le disque branché dessus.

• Automatiser. Une sauvegarde qui dépend d'un geste hebdomadaire finit par ne plus être faite. Choisir un outil qui copie seul, chaque jour, et alerte quand il échoue.
• Déconnecter une copie. Un rançongiciel chiffre ce qui est branché. Une des copies doit rester hors de portée du poste : disque débranché, ou service en ligne qui garde les versions antérieures.
• Garder plusieurs versions. Une sauvegarde qui écrase la veille sauvegarde aussi l'erreur. Conserver des versions datées permet de revenir avant une fausse manipulation.
• Chiffrer le support qui voyage. Un disque externe perdu dans le train ne doit rien révéler.

Pour les tableurs, la meilleure sauvegarde est de ne pas en avoir plusieurs versions vivantes : le guide pour remplacer Excel explique pourquoi les copies qui circulent par courriel sont le premier risque d'un bilan.

Les droits d'accès : donner le minimum

Une donnée perdue est un accident ; une donnée vue par qui ne devait pas la voir est une faute. Le principe est de donner à chacun ce dont il a besoin pour son travail, et rien de plus. Pour une équipe de quelques personnes, cela se traduit par des règles simples :

• un identifiant par personne, jamais un compte partagé, pour savoir qui a fait quoi ;
• un rôle par identifiant : celui qui renseigne les ventes n'a pas besoin de voir les marges, ni d'exporter les coordonnées des acquéreurs ;
• une lecture seule pour l'associé, le banquier ou le stagiaire qui consulte sans modifier ;
• au moins deux personnes habilitées à gérer les accès, pour qu'un absent ne bloque rien.

Dans le logiciel CAP IMMO, ce principe est celui de l'application : un identifiant par personne et un rôle par identifiant (propriétaire, gestionnaire, collaborateur, commercial, lecture seule). Un commercial renseigne les prospects et les ventes sans voir les marges, et l'export est un droit à part. Quel que soit l'outil, le réflexe vaut pour vos dossiers partagés et votre boîte mail.

Le départ d'un collaborateur, ou d'un associé

Le départ d'une personne est le moment où les données s'égarent. Une liste de contrôle courte évite les oublis.

1. Retirer les accès le jour du départ : messagerie, dossiers partagés, logiciels, banque en ligne, plateformes de signature.
2. Récupérer ce qui est sur le poste : documents de travail, tableurs, carnet d'adresses, avant de remettre le matériel à zéro.
3. Rediriger la messagerie vers un responsable, le temps que les correspondants sachent qui contacter, puis fermer le compte.
4. Changer les mots de passe partagés : s'il y en avait, c'est le signe qu'il faut en sortir.
5. Rappeler les obligations de confidentialité par écrit, notamment sur le fichier d'acquéreurs.

Un départ se retire en un geste dans un outil qui gère des identifiants nominatifs ; il est bien plus long sur une boîte mail et un disque partagés par mot de passe commun.

Le fichier d'acquéreurs et le RGPD

Dès que le promoteur tient une liste d'acquéreurs, de prospects ou de propriétaires fonciers, il traite des données personnelles. Il est alors responsable du traitement au sens du règlement général sur la protection des données (RGPD), même s'il n'a jamais utilisé ce mot. Le règlement demande, sans formalisme excessif pour une petite structure :

• Une finalité claire : on collecte ce qui sert à la vente et à la relation contractuelle, pas davantage.
• Une information des personnes : qui traite leurs données, pour quoi, combien de temps, et comment exercer leurs droits.
• Des droits à honorer : accès, rectification, effacement dans les cas prévus, opposition à la prospection.
• Un registre des traitements (art. 30), même simple.
• Une sécurité adaptée (art. 32) : accès limités, sauvegardes, chiffrement des supports mobiles.
• Une notification à l'autorité de contrôle, la CNIL, en cas de violation présentant un risque, dans les 72 heures (art. 33).

Les justificatifs d'identité et de ressources d'un acquéreur méritent une attention particulière : on les garde dans un espace à accès restreint, pas dans une boîte mail. Pour ce qu'on envoie à qui, voir le partage des documents avec le notaire et la banque et l'espace acquéreur. Pour l'esprit général du traitement des données par le site et le logiciel, voir la politique de confidentialité ; elle ne remplace pas l'analyse de votre propre traitement.

Combien de temps garder quoi

Garder trop longtemps est un risque, effacer trop tôt en est un autre. Il n'existe pas de durée unique : elle dépend de la nature du document et de la prescription qui le concerne. Quelques repères, à confirmer pour votre cas.

Deux conséquences pratiques. Les pièces d'une opération livrée se gardent bien après la dissolution de la société de programme : désignez qui les détient. Et les coordonnées de prospects anciens se purgent régulièrement plutôt que de grossir indéfiniment.

Reprise après incident : le jour où quelque chose manque

Deux questions résument la préparation à un incident : combien de temps peut-on rester sans les données, et quelle quantité de travail accepte-t-on de refaire ? Pour une équipe de promotion, la réponse est souvent « un jour » et « une journée de saisie ». Une sauvegarde quotidienne automatique répond à la seconde, un poste de remplacement prêt à la première.

• Tester la restauration deux fois par an : choisir un dossier, le restaurer sur un autre poste, vérifier qu'il s'ouvre. Une sauvegarde qu'on n'a jamais restaurée est une hypothèse.
• Écrire la marche à suivre sur une page : où sont les copies, qui a les accès, qui appeler.
• Prévenir sans attendre : la banque, le notaire et les acquéreurs concernés si des données ont fuité ; la CNIL si le seuil de notification est atteint.
• Comprendre avant de rétablir : en cas de rançongiciel, ne pas rebrancher les copies avant d'avoir nettoyé le poste.

Ce que fait CAP IMMO pour vos données

Le logiciel CAP IMMO, logiciel pour promoteurs indépendants, s'engage sur quatre points décrits sur son accueil. Chacun a son rôle et ses droits, par identifiant. Les données s'exportent à tout moment, en Excel ou en CSV, sans rien demander à personne. Si le logiciel s'arrête, six mois d'usage sont garantis et les données sont rendues dans un format exploitable. L'export reste un droit que l'on accorde, ou non, à chaque rôle. Un logiciel n'enlève pas la nécessité de ses propres copies : l'export régulier de vos tableaux en fait partie. Les termes sont définis dans le glossaire, et le tableau de bord montre ce que le logiciel centralise.