Dématérialiser les appels de fonds VEFA : envoi, preuve, relance et encaissement en ligne

Ce que la dématérialisation change, et ce qu'elle ne change pas

Les règles de fond ne bougent pas. Les plafonds de 35 %, 70 % et 95 % de l'article R261-14 du code de la construction et de l'habitation, l'attestation du maître d'œuvre qui déclenche chaque étape et le calendrier type sont expliqués dans le guide des appels de fonds VEFA. L'organisation d'une semaine d'appel, de l'émission groupée au rapprochement bancaire, fait l'objet du guide de la gestion des appels de fonds. Cette page traite du support : comment faire circuler les appels sans papier, en gardant la même valeur.

Ce qui change est le temps. Un appel posté le lendemain de l'attestation, reçu trois jours plus tard, puis transmis par l'acquéreur à sa banque, qui réclame l'attestation qui manquait dans l'enveloppe : une semaine peut se perdre avant même que le déblocage du prêt soit demandé. Envoyé par voie électronique, avec l'attestation jointe, l'appel arrive le jour de l'émission, et l'acquéreur peut le transférer à sa banque dans l'heure.

Ce que la loi permet

L'appel lui-même

Le code de la construction fixe ce qui peut être appelé et quand, pas la manière de l'adresser. Ce sont les clauses de l'acte de vente qui organisent les modalités : adresse des notifications, délai de paiement, compte à créditer, pièces jointes. Si l'acte prévoit que les appels sont adressés « par lettre recommandée », un courriel ne respecte pas le contrat, même s'il est reçu. La première étape est donc contractuelle : demander au notaire de l'opération une clause qui autorise l'envoi des appels par voie électronique à l'adresse indiquée par l'acquéreur, avec l'obligation pour lui de signaler tout changement d'adresse.

Une telle clause s'insère dans l'acte authentique type du programme, dès les premières ventes. Elle peut aussi organiser la preuve : le code civil admet les conventions sur la preuve (article 1356), dans les limites du droit de la consommation pour un acquéreur particulier. L'écrit électronique a la même force probante que l'écrit papier, à condition que son auteur puisse être identifié et que son intégrité soit garantie (article 1366).

La mise en demeure et la lettre recommandée électronique

La relance amiable d'un appel impayé peut partir par courriel. La mise en demeure, elle, ouvre les intérêts de retard et prépare, le cas échéant, la mise en œuvre de la clause résolutoire : elle suit la forme prévue par l'acte, en général la lettre recommandée avec demande d'avis de réception.

La lettre recommandée électronique lui est équivalente lorsqu'elle respecte les exigences du code des postes et des communications électroniques (article L100) et du règlement européen eIDAS. Mais lorsque le destinataire est un non-professionnel, il doit avoir accepté au préalable de recevoir des envois recommandés électroniques. Cet accord se recueille par écrit, se date et se conserve, idéalement à l'acte. Sans lui, la mise en demeure envoyée électroniquement est fragile, et avec elle tout ce qui en dépend.

Les trois supports d'envoi

L'espace acquéreur ne remplace pas l'envoi : un acquéreur ne se connecte pas chaque semaine. Il sert de référence, avec tous les appels, les attestations et les paiements pointés au même endroit, et répond aux questions que la banque pose six mois plus tard.

Envoyer : le courrier d'appel électronique

Le contenu ne change pas : programme et lot, étape atteinte, référence à l'acte, pourcentage cumulé exigible, montant déjà réglé, montant à payer, date d'échéance, compte à créditer. Le support impose trois précautions de plus.

• Un document figé. L'appel part en PDF, pas dans le corps du message : c'est ce document qui sera produit en cas de désaccord, et il doit être identique à celui que garde le promoteur.
• L'attestation dans le même envoi. Le maître d'œuvre la remet en PDF, signée ; elle accompagne chaque appel. La banque de l'acquéreur la réclame toujours, et c'est elle qui fait gagner des jours.
• Les coordonnées bancaires protégées. La fraude au faux RIB vise précisément ce type de courrier : un message usurpé qui annonce un « changement de compte ». Le compte à créditer est celui que désigne l'acte ; rappelez dans chaque appel qu'il ne change jamais par courriel, et qu'en cas de doute l'acquéreur appelle le promoteur ou le notaire à un numéro qu'il connaît déjà.

Chaque coacquéreur doit recevoir l'appel à sa propre adresse, si l'acte désigne les deux. Un appel envoyé à l'adresse d'un seul des époux, séparés depuis, est l'origine classique d'un impayé que personne n'avait vu venir.

Garder la preuve de l'envoi

La preuve d'un appel électronique tient dans un dossier par lot :

• le PDF de l'appel et celui de l'attestation, tels qu'envoyés ;
• la date et l'heure d'envoi, les adresses des destinataires, l'identifiant du message ;
• les avis de non-distribution, qui se surveillent : une adresse fermée doit déclencher un envoi papier le jour même ;
• le cas échéant, la trace de consultation dans l'espace acquéreur, et pour un recommandé électronique, la preuve de dépôt et de réception délivrée par le prestataire.

Envoyer depuis une boîte personnelle, puis la supprimer au départ d'un collaborateur, efface la preuve. L'envoi se fait depuis l'outil qui conserve le dossier du lot, ou depuis une adresse de la société archivée.

Relancer et rapprocher les encaissements

Dématérialiser l'envoi sans dématérialiser le suivi ne sert à rien. Une fois l'échéance passée, la relance doit partir sans qu'on ait à la rédiger : même canal que l'appel, rappel du montant, de ce qui a déjà été reçu et du reste dû. Puis, si le paiement ne vient pas, la mise en demeure, dans la forme de l'acte.

Côté banque, le virement de l'acquéreur ou de son prêteur arrive sur le compte de l'opération, souvent sans référence exploitable. Le rapprochement consiste à affecter chaque crédit à l'appel qu'il règle, à sa date réelle, partiel ou complet. Trois habitudes le facilitent :

1. Une référence unique par appel, programme, lot et étape, à recopier en libellé de virement ;
2. un pointage hebdomadaire sur le relevé, plutôt qu'en fin de mois ;
3. un relevé à jour pour l'acquéreur, dans son espace ou avec la relance, qui évite les réclamations sur un paiement déjà reçu.

C'est ce pointage qui nourrit le plan de trésorerie : un appel coché « payé » sans date réelle fausse le point bas du mois suivant.

Ce que l'on gagne : un exemple chiffré

Exemple fictif : 24 logements actés, au prix moyen de 250 000 € TTC. L'architecte atteste la mise hors d'eau ; l'échéancier passe de 35 % à 70 %, soit 35 % du prix à appeler pour chacun, 2 100 000 € au total. Le crédit promoteur coûte 5 % par an. On suppose, d'après les appels précédents du promoteur, un encaissement moyen à 21 jours de l'attestation par courrier papier, et à 14 jours par envoi électronique avec attestation jointe.

Sept jours gagnés sur 2 100 000 € à 5 % par an : 2 100 000 × 5 % × 7 / 365, soit environ 2 014 € de frais financiers évités sur ce seul appel, si les encaissements viennent réduire l'encours du crédit. Le gain se répète à chaque étape. Il reste modeste comparé au chiffre d'affaires ; le vrai bénéfice est ailleurs : des appels qui partent tous le même jour, des preuves rangées par lot, et des retards visibles dès le lendemain de l'échéance.

Mettre en place le circuit

1. Faire adapter l'acte de vente par le notaire : envoi électronique des appels, adresse de notification, accord pour la lettre recommandée électronique.
2. Recueillir les adresses et les accords dès le contrat de réservation, pour chaque coacquéreur.
3. Convenir avec l'architecte d'une attestation en PDF signée, remise dans un délai fixé après la visite.
4. Choisir l'outil qui émet les appels groupés, garde le dossier de chaque lot, prépare les relances et pointe les encaissements.
5. Garder un circuit papier pour les acquéreurs qui le demandent et pour les adresses en erreur.

La signature électronique du contrat de réservation et de ses avenants obéit à d'autres règles ; elle se met en place en même temps, avec le même notaire.

Les appels de fonds dématérialisés dans CAP IMMO

Dans le logiciel CAP IMMO, l'attestation d'avancement se joint au jalon daté du chantier et ouvre seule les appels : le logiciel liste les acquéreurs actés qui ont un montant appelable, plafonné par l'échéancier légal ou contractuel, enregistre les appels et édite les courriers en une fois. Chaque acquéreur peut recevoir une adresse personnelle, en lecture, où il retrouve ses appels, les attestations partagées et ses paiements tels qu'ils sont pointés. Passé l'échéance, CAP IMMO prépare la relance puis la mise en demeure ; il n'envoie pas de lettre recommandée électronique. Les encaissements, partiels compris, se pointent à leur date et alimentent le plan de trésorerie. La démonstration s'ouvre dans le navigateur, sans inscription.