Ordre de service travaux : démarrer, modifier et piloter le chantier par écrit

À quoi sert un ordre de service

Un marché de travaux fixe un prix, un contenu et un délai. Mais il ne dit pas le jour où l'entreprise commence, ni ce qu'elle doit faire quand un acquéreur modifie une cloison ou quand la pluie arrête le terrassement. Ces décisions se prennent en cours de chantier ; l'ordre de service, souvent abrégé « OS », est la forme qu'elles prennent.

Il remplit trois fonctions :

• donner une instruction que l'entreprise est tenue d'exécuter dans le cadre de son marché ;
• dater les délais : point de départ, suspensions, reprises, prolongations. C'est sur cette base que se calculent les pénalités de retard ;
• laisser une preuve, face à l'entreprise, mais aussi face aux acquéreurs : un arrêt consigné par OS justifie une suspension du délai de livraison, comme l'explique le guide du retard de livraison VEFA.

En marché public, l'ordre de service est encadré par le cahier des clauses administratives générales. En marché privé, aucun texte de loi ne le régit en tant que tel : tout dépend du marché. La plupart des marchés de promotion renvoient à la norme NF P03-001, cahier des clauses administratives générales des marchés privés de bâtiment, qui organise les ordres de service, leur notification et la possibilité pour l'entreprise d'émettre des réserves dans un délai fixé. Relisez la version visée par vos marchés et ses dérogations : ce sont elles qui s'appliquent.

Qui signe l'ordre de service

Dans la pratique, le maître d'œuvre d'exécution émet les ordres de service : c'est sa mission de direction de l'exécution des travaux. Mais il agit pour le compte du maître d'ouvrage, et il n'a pas, sauf mandat exprès, le pouvoir d'engager financièrement la société de programme.

D'où une règle simple à écrire dans les marchés et dans le contrat de maîtrise d'œuvre : tout ordre de service qui a une incidence sur le prix ou sur le délai est contresigné par le maître d'ouvrage. Un OS de démarrage ou de reprise peut être signé par le maître d'œuvre seul ; un OS qui commande des travaux supplémentaires, non. Sans cette règle, le promoteur découvre au décompte définitif des travaux qu'il n'a jamais validés, mais qu'un ordre écrit a bien commandés.

Les différents ordres de service

L'ordre de service de démarrage et la DOC

L'OS de démarrage est le plus important de tous : il fixe le jour zéro du délai de chaque entreprise. Un marché dont le délai court « à compter de l'ordre de service » sans que cet OS ait jamais été émis laisse le délai sans point de départ certain, et rend les pénalités très difficiles à appliquer.

Il ne se confond pas avec la déclaration d'ouverture de chantier (DOC), adressée à la mairie par le titulaire du permis le jour où les travaux commencent (code de l'urbanisme, article R424-16). La DOC regarde l'administration : elle date le commencement des travaux au regard du permis. L'OS regarde les entreprises : il fait courir leur délai. Dans un petit collectif, les deux tombent souvent à quelques jours d'écart, le premier OS visant le terrassement ou le gros œuvre. Le planning de chantier part de cette date, le mois zéro.

Avant de signer l'OS de démarrage, vérifiez :

• que le permis est purgé, ou que le risque d'un démarrage anticipé a été pesé ;
• que l'assurance dommages-ouvrage est souscrite : l'obligation s'apprécie avant l'ouverture du chantier (code des assurances, article L242-1) ;
• que le marché est signé, les attestations d'assurance et de vigilance de l'entreprise reçues ;
• que le coordonnateur de sécurité est désigné et que les déclarations préalables exigées selon la taille du chantier sont faites ;
• que le financement est en place : le premier OS déclenche les premières situations.

En lots séparés, chaque entreprise reçoit son propre OS de démarrage, à la date où son intervention commence. Le second œuvre ne démarre pas le jour du terrassement : son délai part de son OS à lui.

Arrêt, reprise, prolongation : les OS qui comptent les jours

Une journée d'intempéries, une attente de décision sur un choix de matériau, un arrêt ordonné par le coordonnateur de sécurité : chacun de ces événements modifie le délai, mais seulement s'il est consigné. La paire « OS d'arrêt, OS de reprise » date précisément la suspension. L'OS de prolongation, lui, accorde des jours sans arrêter le chantier, par exemple pour tenir compte de travaux supplémentaires.

Le compte rendu hebdomadaire ne suffit pas toujours : beaucoup de marchés exigent un ordre de service pour toute modification de délai, et le guide du compte rendu de chantier rappelle qu'il ne le remplace pas, sauf si le marché le prévoit. Faites concorder les deux : l'OS décide, le compte rendu en garde la trace.

L'ordre de service modificatif et l'avenant

L'OS modificatif commande à l'entreprise un changement : une trémie supplémentaire, une cloison déplacée pour un acquéreur, une menuiserie remplacée. Il donne l'ordre d'exécuter ; il ne modifie pas le contrat. C'est l'avenant, signé par les deux parties, qui change le prix, le contenu ou le délai du marché.

Sur un marché à forfait, l'entrepreneur ne peut demander aucune augmentation de prix pour des changements ou augmentations, si ceux-ci n'ont pas été autorisés par écrit et le prix convenu avec le propriétaire (code civil, article 1793). L'OS écrit et le prix accepté sont donc les deux pièces qui comptent. Le bon ordre est le suivant :

1. le devis de l'entreprise, analysé par le maître d'œuvre ;
2. l'accord du promoteur sur le prix, après lecture du bilan ;
3. l'OS modificatif, qui vise le devis accepté et indique l'incidence sur le délai ;
4. l'avenant, éventuellement groupé avec d'autres OS du même mois ;
5. le report dans le suivi budgétaire du chantier, le jour même.

Si l'urgence impose d'exécuter avant que le prix soit arrêté, l'OS le dit et fixe la méthode de chiffrage : prix unitaires du marché, dépenses contrôlées, plafond. Pour une modification demandée par un acquéreur, le devis signé par l'acquéreur précède l'OS à l'entreprise, jamais l'inverse : le guide des travaux modificatifs acquéreurs détaille ce circuit.

Ce que doit contenir un ordre de service

• un numéro d'ordre par marché, sans trou : l'OS n° 7 suppose les OS 1 à 6 ;
• l'identification de l'opération, du marché et de l'entreprise destinataire ;
• l'objet, rédigé de manière que l'entreprise sache exactement quoi faire ;
• la date d'effet et, selon le cas, la date de fin ou le nombre de jours accordés ;
• l'incidence financière : sans incidence, devis accepté visé, ou méthode de chiffrage ;
• l'incidence sur le délai, en jours, même quand elle est nulle : « sans incidence sur le délai » se lit aussi ;
• les signatures : émetteur, maître d'ouvrage si l'OS a une incidence financière, et accusé de réception de l'entreprise ;
• le rappel du délai dans lequel l'entreprise peut formuler des réserves, selon le marché.

Un OS se notifie de façon datée : remise contre signature, lettre recommandée, ou plateforme convenue au marché. Un OS envoyé par messagerie sans accusé de réception se conteste facilement.

Modèle fictif et exemple chiffré

Exemple fictif : lot gros œuvre d'un collectif de 18 logements, marché à forfait de 940 000 € HT, délai de 240 jours calendaires, pénalité de 300 € par jour calendaire de retard.

Le suivi du délai du lot, à partir des OS émis, se lit ainsi :

Le marché passe de 940 000 € à 954 600 € HT une fois l'avenant signé. Si les arrêts pour intempéries n'avaient fait l'objet d'aucun OS, l'entreprise les aurait sans doute revendiqués quand même, et la discussion aurait porté sur des souvenirs plutôt que sur des dates. Si, à l'inverse, la trémie avait été demandée oralement en réunion, le promoteur aurait eu du mal à la refuser, et le prix se serait discuté sans base. Les mêmes jours d'arrêt, justifiés par OS, servent aussi auprès des acquéreurs : une pièce, deux usages.

Les erreurs fréquentes

• Démarrer sans OS : le délai n'a pas de point de départ certain, et les pénalités deviennent discutables.
• Laisser le maître d'œuvre engager seul des dépenses : la règle de contreseing s'écrit dans le contrat, pas après le premier dépassement.
• Oublier l'incidence sur le délai d'un OS modificatif : l'entreprise la réclamera à la fin, sans plafond.
• Accumuler les OS sans avenant : le marché signé ne reflète plus l'engagé réel, et le bilan non plus.
• Ne pas reporter les dates dans le planning général : le décalage d'un lot se propage aux suivants, et à la révision des prix lorsque le marché est révisable.

Les ordres de service dans CAP IMMO

Dans CAP IMMO, chaque marché porte ses ordres de service : démarrage, arrêt, reprise et prolongation, avec leur date et leur nombre de jours. Les jours d'arrêt et de prolongation cumulés s'affichent sur le marché et entrent dans le calcul des pénalités de retard ; les avenants qui suivent un OS modificatif mettent à jour le montant engagé et le bilan. Les pièces signées se rangent avec le marché. La démonstration s'ouvre dans le navigateur, gratuitement et sans inscription.